Vous cherchez un guide complet sur la façon de gérer une tournée ? Ne cherchez pas plus loin ! Dans cet article, nous vous fournirons toutes les informations qu'un gestionnaire de tournée doit connaître pour que votre tournée soit un succès.
Peu importe que vous organisiez une tournée de concerts ou une visite guidée d'une ville, la gestion des opérations quotidiennes peut rapidement prendre trop de temps sans une gestion efficace.
De la planification et de l'organisation à la formation des guides touristiques en passant par le marketing et la promotion, nous allons tout couvrir ! Alors, lisez la suite et préparez-vous à faire passer votre activité touristique au niveau supérieur !
Un guide pour les organisateurs de voyages
La réussite d'une tournée exige une gestion efficace. Votre tournée doit démarrer sans accroc si vous voulez qu'elle soit réussie.
Les aspects tels que la planification, l'organisation, le marketing et la promotion du voyage, ainsi que la gestion des problèmes qui peuvent survenir, sont tous inclus dans les activités d'un tour-opérateur.
En gérant efficacement votre activité de tourisme, vous pouvez faire en sorte que vos clients vivent une expérience agréable et que votre activité soit rentable.
Dans ce billet, nous allons aborder la gestion des tournées :
- Quelles sont les bases de la gestion d'une entreprise touristique ?
- Comment un tour manager peut-il planifier et organiser efficacement une tournée ?
- Quel est le moyen le plus efficace de commercialiser et de promouvoir une tournée ?
Commençons par les bases.
Quelles sont les bases de la gestion d'une entreprise touristique ?
Les circuits se déroulent sans problème lorsqu'ils sont gérés efficacement. La gestion d'un circuit ne se limite pas à rassembler des personnes d'un endroit à un autre.
Les gestionnaires de circuits sont responsables à la fois de l'aspect administratif, comme la réservation des hôtels et des transports, et de l'aspect opérationnel, comme le respect du calendrier.
Mais un directeur de voyage doit également être une personne sociable, capable de gérer à la fois les guides touristiques et les autres personnes travaillant pour votre entreprise. Après tout, c'est à lui de s'assurer que tout le monde passe un bon moment.
Voici les domaines de gestion que tout gestionnaire de tournée et tous les professionnels de la tournée doivent connaître :
Gestion des ressources
Pour offrir à vos clients une expérience vraiment exceptionnelle, vous devez veiller à ce que vos visites et activités ne soient pas surchargées afin de pouvoir offrir à vos clients une expérience fantastique.
Une visite guidée bondée peut vous donner l'impression de faire partie d'un convoi de bétail, et vous ne voulez pas que vos invités aient cette impression !
Que pouvez-vous faire pour éviter la surréservation ?
Use a booking system with resource manager functionality. This way, you can limit your trips to available resources if one or more of your tours or activities rely on the same resources - like bikes, guides, or boats. You can also block off a resource for routine maintenance for a few days.
Pas de surréservation signifie des clients satisfaits... et c'est bon pour les affaires de votre compagnie touristique !
Gestion des canaux de distribution
Un outil de gestion des canaux peut simplifier votre gestion si vous utilisez des agences de voyages en ligne et des places de marché, comme Viator et Expedia.
Grâce aux outils de gestion des canaux, vous pouvez connecter tous vos canaux de réservation à un système central, ce qui facilite la mise à jour de vos listes, de vos disponibilités et de vos prix.
Non seulement cela vous fera gagner du temps, mais vous éviterez les doubles réservations et les surréservations. De plus, vous pouvez vous assurer que vos clients voient les informations les plus récentes grâce aux mises à jour en temps réel.
Gestion des guides touristiques et du personnel
En tant que tour-opérateur, vous avez une variété de responsabilités chaque jour. La description du poste peut être longue, ce qui inclut jongler avec les opérations quotidiennes, aider les clients, engager des guides locaux et les gérer. Vos guides touristiques sont l'une des ressources les plus utiles dont vous disposerez. Vous pouvez reconnaître un bon guide touristique à la qualité de son service.
À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin de plus de personnel ou de guides touristiques pour faire face à cette croissance. Plus de personnel signifie plus d'accueil et de formation des guides touristiques.
Mais ne vous contentez pas de copier vos opérations et vos processus de gestion actuels.
Envisagez plutôt de simplifier et de rationaliser vos systèmes.
Envisagez de passer à un système de réservation qui donne à vos guides touristiques une idée approximative ou des détails précis sur les voyages à venir. Ainsi, les guides touristiques sauront toujours à combien d'invités ils doivent s'attendre, quelle tranche d'âge ils doivent accueillir et quelles sont les exigences particulières dont ils doivent tenir compte.
Comment planifier et organiser une visite ?
Tout, de la gestion de votre calendrier au suivi des réservations, en passant par la connexion avec les clients, la facturation et les paiements, nécessite une gestion.
Que pouvez-vous faire pour vous assurer que vous faites bien les choses ?
Pour commencer, sachez ce dont chaque secteur de l'administration a besoin.
Gestion des réservations
Votre processus de réservation de visites et d'activités est-il efficace ? Vous pourriez perdre des réservations potentielles si vous utilisez un formulaire de contact ou une adresse électronique pour les demandes de réservation.
Envisagez plutôt d'utiliser un système de réservation en ligne.
Vous avez besoin d'aide pour gérer les remboursements et les annulations ? 5 conseils sur la façon de gérer la politique d'annulation des voyages en 2022
Les systèmes de réservation permettent aux clients de voir facilement les heures et les dates disponibles, de choisir celle qui correspond à leurs besoins et de faire une réservation immédiatement. Vous pouvez automatiser des tâches essentielles, comme l'envoi d'e-mails de confirmation et de rappels, afin de vous concentrer sur la qualité de l'expérience.
Nous avons mis en place une fonction de lien magique pour aider les opérateurs d'activités à gérer les changements de réservation des clients. Les clients peuvent gérer leurs réservations, changer les dates ou les convertir en bons d'échange.
Pour en savoir plus sur le lien magique ici.
Recevoir et gérer les paiements
En matière de paiement, vous souhaitez offrir à vos clients le plus grand nombre d'options possible. C'est pourquoi vous avez besoin d'une passerelle de paiement pour vos réservations en ligne sur votre site Web, comme Stripe, SumUp, Adyen et PayPal, afin de pouvoir accepter les paiements en ligne.
Mais vous ne voulez pas vous arrêter là.
Vous souhaitez également disposer d'une solution de point de vente pour votre entreprise, afin de pouvoir également accepter les paiements en personne.
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Grâce à une passerelle de paiement et à une solution de point de vente, vous serez en mesure d'accepter des paiements et des dépôts, ce qui vous permettra de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise. Et ce qui est génial, c'est que vos clients auront plus d'options pour payer, ce qui est synonyme de commodité pour eux.
Gestion du calendrier
Il est facile de faire des surréservations ou de commettre des erreurs lorsque vous suivez et gérez votre calendrier manuellement. De plus, vous risquez de ne pas utiliser toutes vos capacités parce que vous craignez de surréserver des guides ou des ressources.
Les systèmes de réservation en direct garantissent que vos réservations sont mises à jour sur tous les canaux.
Additionally, you can sync your Google Calendar. This allows you to easily see upcoming tours and activities and avoid overbooking. Moreover, its a key part to maximize your business capacity.
Garder le contact avec les clients
Les notifications avant et après le voyage sont un excellent moyen de rationaliser votre activité et d'améliorer la satisfaction des clients.
Vos clients recevront des rappels par courrier électronique et par SMS leur demandant d'apporter les éléments nécessaires à la réussite de leur voyage. En outre, vous pouvez les informer de toute modification apportée à un voyage à venir.
En leur envoyant un courrier électronique après le voyage, les clients peuvent également fournir davantage de commentaires sur leur récente excursion. Grâce à ce système, vous pouvez économiser du temps et de l'argent tout en offrant aux clients une meilleure expérience.
Comment fixer le prix d'une visite ?
Les plans d'affaires des voyagistes dépendent fortement de la tarification. Choisir le bon prix pour votre circuit influencera le ton de toute votre activité et vous aidera à vous démarquer de vos concurrents.
Lors de la planification d'une structure tarifaire pour les circuits, tenez compte de votre marché cible et des types de circuits que votre entreprise proposera.
Tenez compte de ces questions lorsque vous fixez le prix de votre visite :
- Comment les concurrents ciblent-ils leurs visites ?
- L'organisation d'une visite peut être coûteuse, alors comment concilier l'intérêt des clients et les coûts ?
Vous pouvez fixer le prix de votre activité touristique en utilisant deux stratégies principales : augmenter le prix et le baisser. Comme pour toute stratégie, il existe des avantages et des inconvénients.
Marking-up
La stratégie la plus courante pour les entreprises de tourisme est de majorer leurs prix. En fixant vos prix plus élevés, vous êtes en mesure de générer un bénéfice plus important.
L'un des inconvénients de cette stratégie est qu'elle peut parfois rendre difficile l'attraction de clients, car elle exclut vos circuits du marché.
Démarqueurs
Au lieu d'augmenter vos prix, vous les baisserez pour générer un plus petit profit en les marquant à la baisse.
Vous pouvez utiliser cette stratégie si vous essayez d'attirer une large clientèle, car les prix les plus bas sont généralement plus attractifs.
L'inconvénient est que vous ne ferez pas autant de bénéfices par tournée.
Quelle est la meilleure façon de commercialiser et de promouvoir une tournée ?
La commercialisation et la promotion d'une tournée peuvent être une tâche délicate. Avec un peu de créativité et d'efforts, cela peut être un excellent moyen de stimuler les ventes. Le moyen le plus efficace de commercialiser un circuit est de combiner les méthodes traditionnelles et les médias numériques.
Atteindre les publics locaux avec le marketing traditionnel
Les techniques de marketing traditionnelles, telles que les dépliants et les brochures, peuvent être efficaces pour atteindre les publics locaux. L'affichage de matériel de marketing dans les zones à fort trafic, comme les aéroports ou les hôtels, est un moyen rentable d'atteindre des clients potentiels.
Attirer des clients internationaux grâce au marketing numérique
Le marketing numérique est également essentiel pour atteindre un public plus large, y compris les invités internationaux. L'utilisation des plateformes de médias sociaux, telles que Facebook, Instagram et Twitter, est un excellent moyen de promouvoir une visite.
"83% des adultes américains veulent réserver leurs voyages en ligne"- Plus de 60 statistiques de réservation de voyages en ligne (2022) par StratosJets
Les commentaires sur les visites sont importants
De plus, l'exploitation des commentaires des clients est un excellent moyen de générer du marketing de bouche à oreille. Après chaque excursion réussie, n'oubliez pas de demander à vos clients de laisser des commentaires sur votre propre site web ou sur des sites d'évaluation de voyages populaires, tels que TripAdvisor, TrustPilot ou Google Reviews.
Commencez à réfléchir en déterminant quelle plateforme les gens préfèrent. Lorsque vous demandez des critiques, ajoutez une petite touche personnelle. Cela vous mènera loin à long terme. Les voyagistes populaires peuvent prouver cette méthode de marketing éprouvée. Vous obtiendrez plus de réservations avec plus d'avis positifs.
En utilisant une combinaison de techniques de marketing traditionnelles et numériques, vous pouvez promouvoir efficacement votre circuit et attirer davantage de clients. Consacrez du temps au suivi de la croissance de votre stratégie marketing, puis adaptez-la si nécessaire.
Lancez-vous dans le growth hacking numérique avec notre guide gratuit : SEO pour les tour-opérateurs : 4 tactiques pour générer plus de prospects
Utilisez le bon système de réservation en ligne pour vos circuits
En définitive, tout dépend de l'efficacité avec laquelle vous gérez vos visites et vos activités.
La clé ?
Choisissez la bonne solution de réservation en ligne !
Un système de réservation efficace rationalisera toutes vos tâches administratives et améliorera la communication régulière entre vous et vos clients et avec votre équipe. Il vous aide également à planifier et à organiser vos visites plus efficacement.
Qu'il s'agisse d'une grande croisière ou de petits circuits, les organisateurs de voyages de toutes tailles et les professionnels de l'industrie du tourisme ont tous besoin des bons outils pour optimiser la gestion du temps.
Un système de réservation en ligne vaut vraiment la peine d'être envisagé si vous souhaitez améliorer la gestion des visites.
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